Formulários e automações — visão geral

O módulo Formulários e automações permite-lhe recolher informação de outras pessoas e reagir a essa informação de forma automática. Crie um formulário, partilhe-o por um link público, receba as respostas e deixe que o Foral trate do resto: notifica colegas, cria tarefas ou abre pedidos de aprovação, sem intervenção manual.

Os formulários aparecem ao lado dos seus documentos no Drive e abrem num construtor visual próprio. As automações são geridas por administradores, num designer de arrastar e largar onde se ligam gatilhos a ações.

O que vai aprender

Neste guia mostramos-lhe como tirar partido de ponta a ponta dos formulários e das automações:

  • Construir e partilhar formulários com seis tipos de campo, validação de respostas obrigatórias e um link público que qualquer pessoa pode preencher sem ter conta.
  • Recolher e exportar respostas, consultando-as numa tabela e descarregando-as em CSV.
  • Automatizar fluxos que reagem à submissão de um formulário (e a outros acontecimentos do Foral) com ações encadeadas.
  • Criar aprovações humanas, em que uma resposta segue para um ou mais aprovadores em sequência, com decisão registada e rasto de auditoria.

Para que serve

Um formulário do Foral serve para qualquer recolha estruturada de informação: inscrições, pedidos internos, inquéritos de satisfação ou sondagens rápidas. Cada resposta fica guardada com segurança e disponível apenas para o autor do formulário.

As automações dão o passo seguinte. Em vez de verificar respostas à mão, define-se um fluxo que dispara sozinho quando algo acontece — por exemplo, “sempre que chega uma resposta a este formulário, cria uma tarefa e pede aprovação ao responsável”. Tudo fica registado num histórico de execuções.

Neste guia

  • Criar e partilhar formulários — construir o formulário, validar campos obrigatórios, partilhar por link público e exportar respostas para CSV.
  • Automações e aprovações — desenhar fluxos visuais com gatilhos e ações, e encaminhar respostas por aprovadores em sequência com rasto de auditoria.