Automações e aprovações

As automações deixam o Foral trabalhar por si: definem um acontecimento (o gatilho) e uma sequência de ações que correm sozinhas sempre que esse acontecimento ocorre. Nesta página mostramos-lhe como desenhar um fluxo e como configurar aprovações humanas.

O designer de automações

Abra a secção Automação na barra lateral e crie uma nova automação pelo botão de criação. O designer é um canvas de arrastar e largar: escolha um gatilho e depois encadeie os passos.

Dê um nome à automação no cabeçalho e use o interruptor Ativar automação para a ligar. As novas automações começam inativas, por isso ative-a quando estiver pronta.

Escolher um gatilho

O gatilho é o que dá início ao fluxo. Escolha-o na paleta, organizada por categorias (Formulários, Drive, Agenda, Aprovações e Administração). Entre os gatilhos disponíveis:

• Resposta a formulário submetida — o mais comum; pode filtrar por um formulário específico ou reagir a qualquer um.
• Documento carregado, eliminado ou partilhado no Drive.
• Convite, RSVP, atualização ou cancelamento de eventos na Agenda.
• Novo utilizador criado ou aviso de quota de email.

Encadear ações

Depois do gatilho, adicione passos ao canvas. Há três tipos:

• Ação — executa algo: criar uma notificação, criar uma tarefa num plano, ou iniciar uma aprovação.
• Condição — bifurca o fluxo conforme uma comparação (por exemplo, encaminhar para um caminho diferente quando um valor da resposta ultrapassa um limite).
• Terminar — encerra o fluxo.

Nas mensagens das ações pode inserir valores do gatilho com chavetas, como {{form.title}}, que são substituídos pelos dados reais quando o fluxo corre.

Fluxos de aprovação

Uma das ações é iniciar aprovação. Indique os aprovadores, a mensagem a apresentar e, opcionalmente, um prazo. O fluxo fica suspenso à espera de decisão.

Os aprovadores decidem em sequência: cada um recebe uma notificação na sua vez e o pedido só avança depois de aprovado. Se alguém rejeitar, o fluxo segue o caminho definido para esse caso. Cada pedido tem um número legível (por exemplo, #000001), mostra quem submeteu, as respostas do formulário e a lista de aprovadores com o respetivo estado.

Ao decidir, é obrigatório indicar uma justificação. Com prazo definido, um pedido não decidido a tempo passa automaticamente a Expirado.

Acompanhar as execuções

Cada vez que uma automação corre, fica registada no histórico de execuções, com o estado de cada passo (sucesso, falha ou ignorado). Assim consegue auditar o que aconteceu e voltar a correr uma execução que tenha falhado.